紅頭文件是我國行政機關實現上情下達的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現形式。隨著電子政務逐步深入的開展，實現了無紙化辦公，實現了日常文件的起草、審批和流轉的網絡化與電子化。同時，如何實現部門與部門之間的無紙化辦公和政務交流，也越來越多為政務信息化建設部門所重視。公文傳輸系統正是針對公文傳輸的這種需求，在政務信息化領域所邁出的重要一步。

公文傳輸系統利用計算機網絡技術、版面處理與控制技術、安全技術等，實現了部門與部門之間，單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發、接收、閱讀、打印、轉發和歸檔等功能，以現代的電子公文傳輸模式取代了傳統的紙質公文傳輸模式。